TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM
1. Dokumentasi Sistem
Merupakan
kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara procedural yang
dijelaskandalam bentuk visualisasi/ gambar dengan symbol-simbol dokumentasi
sistem yang telah distandarkan/diseragamkan sebelumnya.
Fungsi:
- Membantu kerja analis sistem dalam mengembangkan project pengembangan sistem yang sedang dijalankannya
- Membantu kerja auditor dalam melakukan proses audit laporan keuangan
- Sebagai buku panduan operasi/kegiatan bisnis perusahaan
- Mengimplementasikan dan menggambarkan kebijakan perusahaan
Dokumentasi sistem
dapat dilakukan dengan menggunakan teknik dokumentasi. Teknik dokumentasi
adalah alat yang digunakan dalam analisis, desain dan implementasi sistem serta
untuk memahami keterkaitan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
2. Metode Teknik dokumentasi
·
Pendekatan Konvensional
Analisis metode
dan prosedur:
-adalah urutan
teknis operasi administrasiyang melibatkan orang dalam satu atau lebih
departemen atau unit organisasi yang ditetapkan untuk menjamin penangan yang
seragam dari transaksi yang terjadi secara rutin
-Tujuan
analisis prosedur adalah untuk memahami urutan kegiatan operasional serta
aliran data atau informasi antara entitas atau bagian di dalam lingkungan
organisasi melalui penelusuran dokumen.
a. Flow of
Map/Document Flowchart/Diagram sistem prosedur kerja/forms flowchart/diagram
alir dokumen/ paperwork flowchart/
Merupakan
diagram alir yang menunjukkan arus dokumen entitas. Entitas ada dua; Entitas
Internal ( pelaku proses yaitu personal, tempat bagian atau mesin seperti
computer dalam suatu sistem yang melakukan kegiatan pemrosesan /pengolahan
serta transformasi data atau informasi
Petunjuk
pembuatan flowmap:
.bagi diagram
ke dalam kolom-kolom untuk setiap entitas atau unit organisasi. Susun
kolom-kolom tersebut sehingga kegiatannya mengalir dari kiri ke kanan
.amati dokumen
yang menjadi media data/informasi dalam suatu prosedur.telusuri bagaimana
dokumen itu terbentuk dan ke bagian entitas mana dokumen itu mengalir
.perubahan apa
yang terjadi pada dokumen, proses apa yang terjadi pada dokumen dan seterusnya
sampai suatu prosedur kerja suatu sistem selesai atau menghasilkan informasi.
.gunakan symbol
konektor ketika menyeberangi garis pemisah antar kolom
.gunakan anak
panah untuk menunjukkan pemrosesan oleh computer
.dalam setiap
kolom entitas internal minimal ada satu proses manual
.Antar dokumen
tidak boleh terhubungkan secara langsung
.Pemrosesan
terkomputerisasi sebaiknya digambarkan dalam kolom terpisah.
.Proses-proses
yang berurutan (manual maupun computer) dapat ditampilkan sebagai satu
proses/urutan proses-proses
.prosedur kerja
yang kejadianya tidak tidak berurutan dapat digambarkan melalui flowmap
terpisah
|
|
|
|
|
|
|
|
b. sistem
flowchart/diagram alir sistem/ block chart
diagram yang
menggambarka struktur program atau deskripsi program untuk setiap modul program
suatu sistem berbasis computer. Diagram alir sistem tidak menggambarkan logika
dan proses detail dari program . Bila menggambarkan struktur program suatu
sistem berbasis computer secara keseluruhan disebut sebagai general system
flowchart/ flowchart sistem global
c. Program
flowchart
diagram yang
menggambarkan urutan langkah detail dan logika program.
d. Diagram
Input Proses Output (IPO) dan diagram Hirarki Input Proses Output (HIPO)
digunakan oleh
pengembag sistem informasi untuk membedakan level rincian pemrosesan sistem
yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO merupakan diagram yang menguraikan
aktivitas pemrosesan yang sudah digambarkan dalam diagram HIPO yang berfungsi
untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan dalam sebuah sistem
akuntansi perusahaan. Diagram HIPO merupakan seragkaian diagram yang terdiri
dari serangkaian level yang mengalir dari atas kebawah yang menggambarkan
sistem secara lebih detail. Diagram HIPO dirancang sebagai alat bantu dan alat
dokumentasi yang digunakan untuk mengidentifikasikan apa yang harus dilakukan
untuk menyelesaikan suatu informasi. Selain itu, diagram HIPO juga digunakan
untuk menguraikan keseluruhan pemrosesan transaksi yang terjadi dalam aktivitas
perusahaan
·
Pendekatan Terstruktur Modern
Teknik
terstruktur adalah sekumpulan teknik, metodologi dan perangkat untuk membangun
sistem perangkat lunak yang menyertakan metodologi pemrogaman, analisis,
coding, dan testing, konsep manajemen proyek serta perangkat dokumentasi.
Cakupan teknik
terstruktur adalah sekumpulan petunjuk dan perangkat komunikasi grafis yang
memungkinkan analisis sistem mengganti spesifikasi fungsional klasik dengan
spesifikasi yang baru sehingga pemakai dapat membaca dan memahaminya
Alat/ Perangkat
analisis terstruktur antara lain:
a. Data flow
diagram (DFD)
b. ERD
c. Data
Dictionary
d. Process spec
Teknik dan alat
bantu terstruktur modern terdiri dari dua jenis yaitu
1. Perancangan
dan implementasi secara Ton-down. Merupakan strategi perancangan sistem dengan
cara membagi sistem menjadi fungsi-fungsi utama dan kemudian membagi lagi
fungsi utama menjadi bagian yang lebih kecil dan seterusnya sampai penulisan
pernyataan program saat implementasi
2. Perancangan
terstruktur (Structured Design)
Merupakan
sekumpulan petunjuk dan teknik-teknik untuk membantu perancang membedakan mana
peracangan yang baik dan buruk pada tingkat modular. Alat/perangkat desain
terstruktur antara lain: DFD, Structured Chart, Data Dictionary,
Pseudo-code,dsb
Metode analisis
dan perancangan struktur dapat dilakukan dengan membuat:
1.Statement of
Purpose
-mendeskripsikan
sistem secara global
-menjelaskan
aspek keuntungan secara kuantitas yang dilengkapi dengan analisis cost benefit
2. Context
Diagram
Memetakan
batasan sistem dengan lingkungan dan di representasikan melalui lingkaran
tunggal yang mewakili sistem secara keseluruhan
Menggambarkan
hubungan sistem dengan entitas luar melalui aliran data yang dikirimkan atau
diterimanya
3. Event List
Menyatakan
daftar kejadian yang ada dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon
yang diberikan sistem
Memodelkan
kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon
4. DFD
Menggambarkan
sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain
melalui aliran dan penyimpanan datanya
Menggambarkan
komponen-komponen pada sebuah sistem , aliran-aliran datadiantara komponen tersebut
beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya
Aturan
menggambar DFD:
.setiap
lingkaran proses minimal mempunyai satu input dan satu output
.antar entitas
eksternal tidak berhubungan langsung tanpa proses
.antara entitas
eksternal dan penyimpanan data tidak berhubungan langsung tanpa proses
.Antar
penyimpanan data tidak berhubungan langsung tanpa proses
.Satu arus data
tidak dapat berarti dua nama arus data
.setiap aliran
data harus mempunyai label/nama yang bermakna
.ukuran dan
bentuk segiempat untuk entitas tetap sama
.panah
melengkung dan lurus dikategorikan sama
Komponen DFD
merupakan symbol/notasi yang digunakan dalam menggambarkan modelnya. Berikut
komponen DFD:
Entitas Eksternal: orang
atau unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tapi berada diluar sistem
Proses: orang atau unit
yang mempergunakan atau melakukan transformasi data. Komponen fisik tidak
diidentifikasikan
Aliran data dengan arah khusus dari sumber ke tujuan
Penyimpana data atau tempat data di refer dari
proses
5. kamus data
Suatu
penjelasan tertulis mengenai data yang ada pada database
merupakan
daftar organisasi dari semua elemen data dalam sistem secara lengkap, dengan
definisi yang baku sehingga user dan analis sistem akan memiliki pengertian
yang sama untuk input, output, komponen penyimpanan dan perhitungannya
Semua arus data
dan tempat penyimpanan data dalam DFD dideskripsikan dalam kamus data
Pada saat
perancangan, kamus data digunakan untuk perancangan program
6. Diagram
Hubungan Entitas (erd)
Berfungsi untuk
mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasikan jenis entitas dan
hubungannya. ERD merupakan alat yang membuat model paling flexible dapat
diadaptasi untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam
pengembangan sistem.
Jenis entitas dapat
berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya atau transaksi yang digambarkan
dengan segi empat berlabel nama /jenis entitas.
Penggunaan dalam auditting:
— Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
—
Berupa kebijakan dan prosedur
yang dibuat sbg jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai
—
Dalam mengevaluasi pengendalian
intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi
dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem
—
3 Elemen struktur pengendalian
ekstern: -Pengawasan lingkungan-Sistem akuntansi-Pengawasan prosedur
—
Teknik yang digunakan antara
lain flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir,
kuesioner dan metode matriks
— Pengujian Ketaatan
—
Dilakukan untuk memastikan
eksistensi, menilai efektivitas, dan menguji kesinambungan operasi pengendalian
intern yang diandalkan oleh organisasi
—
Teknik yg digunakan adalah
IPO-HIPO, flowchart program, DFD, Pencabangan dan tabel keputusan
—
Untuk dpt melakukan uji
ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yg digunakan oleh suatu sistem
informasi.
— Kertas Kerja
—
Yaitu catatan yg dipegang
auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yg
didapatkan, dan kesimpulan yg ditarik selam melaksanakan penugasan audit.
—
Teknik sistem yang digunakan yg
digunakan untuk mendolumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja antara lain
diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, tabel pencabangan dan
keputusan, serta metode matriks
Penggunaan dalam Pengembangan Sistem
— Analisis Sistem
—
Melibatkan pengumpulan dan
pengorgamisasian fakta
—
Teknik sistem yang berguna
untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analisis
— Desain Sistem
—
Melibatkan seluruh cetak biru
sistem secara lengkap dan utuh
—
Teknik sistem seperti diagram
input proses output, diagram HIPO, flowchart program tabel keputusan dsb
diperlukan secara ekstensif untuk mendokumentasikan desain sistem
— Implementasi Sistem
—
Mencakup aktivitas aktual
mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar