TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PERAN SOFTWARE SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
BAGI PERUSAHAAN
DISUSUN OLEH:
AJENG NONY WIRANTIKA
11140213
STIE BANK BPD JATENG
2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan
atas rahmat dan hidayah yang telah
diberikan Tuhan SWT kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan makalh
yang berjudul ” Peran Software Sistem Informasi Sumber Daya Manusia bagi Perusahaan” dengan tepat waktu.
Penulis juga mengucapkan
terimakasih kepada dosen pengampu Bapak Septia Lutfi dan teman-teman yang telah
membantu saya dalam mencarikan informasi tentang makalah yang penulis buat.
Tanpa bantuan dari yang tersebut diatas penulis tidak dapat menyelesaikan
maklah ini dengan tepat waktu.
Tak ada gading yng tak retak,
begitu pula dengan makalah yang penulis buat yang jauh dari kata sempurna.
Kritik dan saran dari pembicara sangat penulis harapkan demi kemajuan dan
kesempurnaan maklaah yang dibuat penulis
di lain waktu.
Semarang,
Januari 2016
Penulis,
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
System informasi sumber daya
manusia (human resources information system-HRIS) menyediakan informasi kepada
para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber daya manusia perusahaan
mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama, seperti MKIS. System pengolahan
transaksi menyediakan input data, seperti halnya subsistem riset dumber daya
manusia nyang menjalankan studi-studi khusus dan sub system kecerdasan sumber
daya manusia yang mengumpulkan data-data lingkungan yang berhubungan dengan
isu-isu seputar sumber daya manusia.
Setiap output subsistem dalam
HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber daya manusia seperti
perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan target kerja, kompensasi
untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan mempersiapkan
laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh lingkungan,
terutama lembaga pemerintah.
RUMUSAN MASALAH
Definisi sistem
informasi sumber daya manusia
Tujuan sistem
informasi sumber daya manusia
Fungsi sistem
informasi sumber daya manusia
Kegiatan utanma
yang dilakukan dengan sistem informasi sumber daya manusia
Kegiatan utama
sistem informasi sumber daya manusia
Sumber-sumber
sistem informasi sumber daya manusia
Komponen dalam
sistem informasi sumber daya manusia
Model system
sistem informasi sumber daya manusia
Proses
pengolahan sistem informasi sumber daya manusia
TUJUAN PENULISAN
Tujuan dari makalah ini adalah untuk
mengidentifikasi perusahaan-perusahaan lain yang telah menghadapi masalah yang
sama sumber daya manusia dalam hal teknologi informasi. Melalui perusahaan yang
berbeda pembandingan kita bisa belajar bagaimana perusahaan lain telah
ditangani tertentu isu sumber daya manusia yang berkaitan dengan teknologi
informasi sistem informasi teknologi baru dan keamanan data dan juga memberikan
informasi kepada pembaca tentang HRIS atau sistem informasi sumber daya
manusia. Agar pembaca semakin tahu dan memehami tentang makalah yang dibuat
oleh penulis.
BAB II
PEMBAHASAN
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
A. Definisi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Definisi
sumber daya manusia menurut para ahli:
· Sumber
daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam
organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
· Sumber
daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir
dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh
keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh
keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Sistem
yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia
atau HRIS (human resource
information system). HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung
kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya
bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM
untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis
yang penting.
Pengertian
menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk
interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia
(MSDM) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem
ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi
yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.
Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu
basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan
bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini
lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah
program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana
manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan
keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan.
Karakteristik
informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
A. Timely (tepat
waktu)
Informasi
yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus
up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.
B. Accurate
(akurat)
Informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang
tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat
diandalkan oleh pemakainya.
C. Concise
(ringkas)
Manajer
dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
D. Relevant
(relevan)
Manajer
haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi ter-tentu.
E. Complete
(lengkap)
Manajer
harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.
Manajer dalam
suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka
mengambil suatu keputusan (a decision making).
B. Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Dalam sistem informasi sumber daya manusia
(SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain :
1. Untuk
meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia
digabungkan menjadi Satu supaya lebih strategis dan berhubungan dengan
perencanaan sumber daya manusia.
Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat
dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas
tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan
dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan
lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2. Tujuan kedua sistem informasi
sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan
peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan
membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial
didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan
institusi manajerial.
Untuk
dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :
·
Informasi
apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam
organisasi?
· Apa
kegunaan informasi tersebut?
· Siapa
yang membutuhkan informasi tersebut?
· Serta
kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya
kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada :
Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan
Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan
dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam
penggunaan internet telah
membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber daya
manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah
sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan
entranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan
akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan
Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang.
C. Fungsi Sistem
Sumber Daya Manusia
Sumber Daya
Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan- kegiatan
yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan,
pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.
Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan
dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan,
cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.
Menurut
Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:
1. Staffing/Employment
Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu
perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Sebenamya para manajer
bertanggung jawab untuk mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan
semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada
departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi
dan keterampilan tenaga kerja saat ini. Meskipun penarikan tenaga kerja
dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap
terlibat dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu
proses penarikan. Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia
melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang
pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga
kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang
sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan.
2. Performance
Evaluation
Sumber daya manusia merupakan tanggung jawab
departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung
tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya
manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang
efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh
bagian perusahaan. Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan
pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang
baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.
3. Compensation
(kompensasi)
Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu
koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer.
Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang
baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan
manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus,
insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat
meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi yang
diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil, sesuai.
dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.
4. Training and
Development Departemen
Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu
para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya,
menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan
baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat
dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan
perusahaan akan program pelati han dan pengembangan, serta mengevaluasi
efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber
daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja
Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi
terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.
5. Employee
Relations
Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekeja,
departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan
mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan
menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya
manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya manusia
membantu para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan
menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber
daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak sehat
(misalnya : mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki
serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam
hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat
kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan
bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber daya manusia
dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara baik
dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap
perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu
cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya
mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.
6. Safety and
Health
Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan
melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak
diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan
secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program
keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan
meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia
mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan
kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja,
dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
7.
Personnel Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas
perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah
individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang
sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab
terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur
penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja.
D. Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia
SDM mendukung area fungsional
lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk
melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan
pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan
empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan.
Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak
dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai
calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan
dalam perencanaan sumber daya manusia. Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik
yang sudah ada dan dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun
perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen
tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan direkrut baik
atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis pekerjaannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen
tersebut menjadi efektif, yaitu:
- Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi,
apakah untuk level managerial atau untuk level staff
- Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga
statusnya
- Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman
kerja dan tingkah laku
- Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari
calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.
- Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan,
sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan - Penampilan juga turut
menentukan
- Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab
kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai
baru tersebut di posisi- posisi yang tepat. Sedangkan penerimaan adalah proses
menerima sejumlah orang sebagai pegawai setelah melalui proses seleksi yang
telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur
berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Pendidikan dan
Pelatihan Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas
sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan,
pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan
keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun
eksternal.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
- Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang
tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
- Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat
menambah pengetahuan dan keterampilan.
- Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung
jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap
jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut. Agar menyediakan
Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan
yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal
ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh
pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih
meningkatkan kemampuannya.
3. Manajemen Data.
Manajemen data adalah suatu
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk
memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan. Sumber daya
manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Tunjangan Kegiatan penghentian
berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa kontrak,
pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang
pegawai harus diberhentikan. Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di
dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus
diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun. Selama seseorang
diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi
mantan pegawai yang berhak.
E. Tahap-Tahap Pengembanagan Sistem Sumberdaya Manusia (SISDM)
Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai
berikut :
a. Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi
dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap
ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter
system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan.
Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika
organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen
bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
b. Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang
dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai.
Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan
berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut.
Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci,
alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system.
“trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas
dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat
dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
c. Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai.
Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan
kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang
diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat
akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para
pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus
ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan
keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk
keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan
dilakukan SISM dan bagaimana system akan diopersi.
d. Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua
fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system
menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam
tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi
perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu,
hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi
pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan
latihan disusun.
e. Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga
dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian
system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan
dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji
semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
f. Instalasi Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang
dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan,
dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan
menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara
pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system
berjalan baik, system lama bias dihentikan.
g. Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada
tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan,
serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan
kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan
(modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system.
Tiap perusahaan pasti memiliki
sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya
manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu
kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia
(human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang
ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
F. Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sumber Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia Membentuk sistem informasi sumber daya manusia
yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber.
Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk
mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia,
diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen Sumber
Daya Manusia.
Sumber-sumber
informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut :
§ Blangko-Blangko
Lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna
mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data
biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta
menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk
keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.
§ Evaluasi-evaluasi
penting
Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik
meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan
potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuat
keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu
yang memiliki potensi promosi
§ Maklumat-maklumat
perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang
disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia
dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
§ Tindakan-tindakan
pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner
formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa
organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada
bagian sumber daya manusia.
§ Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang
berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan
setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan.
Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir
evaluasi kerja.
G. Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Ada tiga
komponen fungsional dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan
oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi
personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data
sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses.
Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system
manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya
manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan
ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari
dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang
dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat
diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen
dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari
mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi
yang dihubungkan langsung dengan komputer).
b. Fungsi
Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi,
fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan
menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak
terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan
dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip.
Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c. Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang
bernilai bagi pemakai- pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan
dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh
para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara
manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang
terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang
canggih.
H. Model System informasi sumber daya
manusia (human resources information system-HRIS)
Model HRIS
dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Ø INPUT HRIS
terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1. SIA (Sistem
Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan
maupun non keuangan.
2. Penelitian
Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan
Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance
Studies).
3. Intelijen
Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber
daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
·
Intelijen Pemerintah. Pemerintah
menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.
·
Intelijen Pemasok. Pemasok
mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan
pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja
yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data
dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan
peneriamaan.
·
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat
pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak
kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
·
Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat
global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut
pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
·
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat
keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan
personil.
· Intelijen Pesaing. Dalam industri
tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti
industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke
perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber
pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia
pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke
dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database
HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan
organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Ø OUTPUT HRIS
terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem
Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas
untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga
kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu
sendiri.
2. Subsistem
Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem
Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk
mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini
meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian,
karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem
Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem
Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem
Pelapor Lingkungan
Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan –
keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
I. Proses
Dalam Pengolahan Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia tidak terjadi pada
lingkungan yang statis, tapi pada lingkungan yang selalu berubah. Karena itu
proses pengolahan sumber daya manusia di perusahaan tidak pernah berenti demi
mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan waktu dan tugas yang ahrus
dipikulnya. Bebrapa proses yang dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia
adalah
1. Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk
mendapatkan sumber daya manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini
dilakukan dengan melakukan analisis terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM
yang ada diperusahaan saat ini seperti;
a. Informasi
keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan
rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu
b. Informasi tentang lingkungan seperti informasi
tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanaan sumber daya manusia ada 2
aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a) Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menetukan
berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.
b) Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan
membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini
yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
c) Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja
berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa datang.
d) Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin
terpenuhnya kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan dan
penglaman yang sesuai.
2. Penerimaan, aktivitas ini berkaitan
dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang telah
direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet,
penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari kekapus-kampus.
3. Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan
mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran
yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain
bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian
untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah ditentukan.
4. Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan
untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus dapat beradaptasi
dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan
rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
5. Pelatihan dan pengembangan, aktivitas
pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu
melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisien, sedangkan
program pengembanganya dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
6. Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan
dengan mambandingkan antara kinerja secara individu/organisasi/sub organisasi
dengan standar yang telah ditentukan.
7. Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan,
aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM
yang menunjukan kinerja yang baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih
tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah
akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau
dipecat.
J.
HRD (Human Resource
Department)
HRD atau yang sering
dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap
pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Dalam pengelolaan
sumber daya manusia yang ideal dalam sebuah organisasi memiliki 8 aspek/pilar,
yaitu dimulai dari :
1. Seleksi dan Rekrutmen
Seleksi dan rekrutmen
bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai
hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat.
Metode seleksi biasanya sangat bervariasi, mulai dari psiko test, interview,
skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan
(Training and Development)
Training (pelatihan) dan
development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam
organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan
sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
3. Compensation and Benefit
(Compensation and Benefit)
Compensation and Benefit
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard
kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar
performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga
implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang
harus dicapai oleh organisasi.
4. Manajemen Kinerja (Performance
Management)
Manajemen kinerja ini
bertujuan mengatur satuan tugas agar selalu dijadikan acuan dalam melaksanakan
tugasnya.
5. Perencanaan Karir (Career
Planning)
Career Planning bertanggung
jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi
jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di
mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6. Hubungan Karyawan (Employee
Relations),
Employee Relation Management
biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai
terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting
untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management
Separation Management adalah
fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya
masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau
early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and
HRIS
Personnel Administration yang
biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing aspek inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam
organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk
menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Kesimpulan dari makalah yang penulis buat bahwa System informasi sumber daya
manusia (human resources information system-HRIS) menyediakan informasi kepada
para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber daya manusia perusahaan
mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama, seperti MKIS. System
pengolahan transaksi menyediakan input data, seperti halnya subsistem riset
dumber daya manusia nyang menjalankan studi-studi khusus dan sub system
kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data lingkungan yang
berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.
Setiap output subsistem dalam
HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber daya manusia seperti
perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan target kerja, kompensasi
untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan mempersiapkan
laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh lingkungan,
terutama lembaga pemerintah.
Daftar Pustaka
